In deze privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens RAI van u verzamelt en gebruikt en hoe daarmee wordt omgegaan . In deze privacyverklaring duidt RAI met ‘u’ verschillende partijen aan. Dat betekent dat op u als exposant, bezoeker of leverancier niet alle verwerkingen van toepassing zijn. Indien u een dienst van RAI afneemt is op die dienst het specifieke deel van deze privacyverklaring van toepassing.
Mocht u vragen hebben over deze privacyverklaring of de toepassing er van kunt u contact met RAI opnemen.
In deze privacyverklaring maakt RAI onderscheid tussen een algemeen en een specifiek deel, waarbij in het algemene deel globaal zal worden ingegaan op de verwerking van persoonsgegevens en in het specifieke deel per dienst is uitgesplitst hoe met uw gegevens wordt omgegaan.
Deel 1 - Algemene informatie
Inleiding
RAI Amsterdam B.V . en haar groepsvennootschappen RAI Markets B.V., RAI Mobility B.V., RAI Water Technology B.V., RAI Marine Technology B.V., RAI Horticulture B.V. en RAI Cleaning Technology B.V (hierna individueel en gezamenlijk te noemen ”RAI”) zijn een internationale beurs- en congresorganisatie.
Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker
RAI organiseert en faciliteert het samenkomen van mensen in zowel nationale als internationale context. RAI organiseert zelf evenementen in het RAI Convention Centre en in het buitenland. Daarnaast fungeert met het RAI Convention Centre als congres- en vergadercentrum voor evenementen van derden. RAI biedt bij evenementen in het RAI Convention Centre faciliterende diensten zoals RAI Hotel Services. Dat betekent dat de rol van RAI bij de verwerking van uw persoonsgegevens kan verschillen. Indien RAI een evenement organiseert dan is RAI de partij die met bijvoorbeeld exposanten en bezoekers overeenkomsten aangaat. RAI kwalificeert dan als verwerkingsverantwoordelijke. Bij evenementen van derden die plaatsvinden in het RAI Convention Centre is de rol van RAI anders. RAI wordt dan ingeschakeld door de organisator van het evenement om bepaalde diensten te verrichten. RAI kwalificeert dan als verwerker. Ten slotte biedt RAI buiten de het organiseren en faciliteren van evenementen om nog diensten aan de buurt aan, zoals parkeren. RAI kwalificeert dan als verwerkingsverantwoordelijke.
In alle gevallen verwerkt RAI alleen uw persoonsgegevens als dat noodzakelijk en in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Voor de diensten waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, wordt in deze verklaring vermeld op welke wijze die verwerking plaatsvindt. Wij raden u aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.
Gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken
Als RAI samen met een andere organisatie een evenement organiseert, dan treden zij voor dat evenement gezamenlijk op als verwerkingsverantwoordelijke. Als hiervan sprake is, zal dit worden aangegeven, waar nodig onder verwijzing naar de privacy statement van de medeorganisator.
Contact
Eventuele vragen, opmerkingen of klachten kunt u richten aan privacy@rai.nl, of via:
RAI Amsterdam B.V.
T.a.v. DPO
Europaplein 24
1078 GZ Amsterdam
Indien nodig verwijzen we u vanuit daar door naar de betrokken afdeling.
Grondslagen
RAI gebruikt uw persoonsgegevens altijd op basis van een wettelijke grondslag. De relevante wettelijk grondslagen zijn (i) de uitvoering en de afhandeling van een overeenkomst met u, (ii) uw verzoek of toestemming om uw gegevens te verwerken, (iii) het gerechtvaardigde belang van RAI of (iv) een wettelijk verplichting. Wij lichten de relevante grondslagen in dit eerste hoofdstuk toe.
De uitvoering en afhandeling van een overeenkomst met u
Als u een overeenkomst aangaat met RAI dan is RAI gerechtigd al die persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor het voorbereiden, opstellen, uitvoeren en afhandelen van die overeenkomst. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan alle verwerkingen rondom ticketverkoop bij een evenement dat RAI organiseert.
Toestemming
Als RAI persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal RAI deze afzonderlijk aan u vragen. De toestemming mag u altijd weer intrekken, neem daarvoor contact met ons op. Aan een intrekking worden geen voorwaarden verbonden. Uw intrekking zal zo spoedig mogelijk worden verwerkt en de verwerkingen die hierop betrekking hebben zullen worden gestaakt. De verwerkingen door RAI van vóór uw intrekking blijven rechtmatig.
Gerechtvaardigd belang
Als bij een verwerking van uw persoonsgegevens staat vermeld dat deze plaatsvindt op basis van gerechtvaardigd belang, betekent dit dat RAI een afweging heeft gemaakt van haar belangen en die van u. RAI weegt uw belang en de impact van de verwerking op uw privacy zorgvuldig af tegen het bedrijfsbelang van RAI. Dit bedrijfsbelang kan bijvoorbeeld het bieden van goede dienstverlening, beveiliging of efficiënte bedrijfsvoering betreffen. Indien u meer informatie wenst te ontvangen over deze afweging kunt u dit aangeven. Indien u het oneens bent met deze afweging van RAI, neem dan contact met ons op. De verwerking en haar grondslag zal dan worden heroverwogen en indien nodig aangepast of gestaakt.
Wettelijke plicht
Als een verwerking van persoonsgegevens verplicht is op basis van de wet, dan verwerkt RAI de persoonsgegevens op basis van die wettelijke verplichting. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan de vereisten die worden gesteld aan het opstellen, verwerken en bewaren van facturen.
Doelbinding
RAI bepaalt voorafgaand aan de verwerking van uw persoonsgegevens het doel/de doelen waarvoor zij deze zal gaan verwerken. Deze doelen zijn in het tweede deel van deze privacyverklaring per dienst gespecificeerd. RAI verwerkt alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het behalen van dat doel. RAI evalueert haar processen periodiek, waarbij steeds gekeken wordt of met minder persoonsgegevens hetzelfde doel kan worden bereikt.
Doorgifte buiten de EU
RAI verwerkt uw persoonsgegevens in beginsel alleen binnen Europa (officieel de EER). Uw persoonsgegevens kunnen in enkele gevallen worden doorgegeven naar landen buiten Europa. Dit kan het geval zijn als (een) dienstverlener(s) van RAI in een land buiten Europa is gevestigd, zoals de Verenigde Staten.
Uw persoonsgegevens zullen alleen door RAI, haar partners of door RAI ingeschakelde derden (waaronder Google Analytics, Facebook, Instagram, X en LinkedIn ) worden verwerkt buiten Europa indien dat in overeenstemming is met de geldende regelgeving. Dit betekent dat RAI uw persoonsgegevens slechts doorgeeft naar landen buiten Europa indien de Europese Commissie heeft besloten dat het betreffende land een passend beschermingsniveau waarborgt. Ontbreekt een dergelijk besluit, dan gebruikt RAI een andere passende waarborg zoals de (ongewijzigde) standaardbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. In het geval van doorgifte aan de Verenigde Staten, geldt de waarborg van het Data Privacy Framework. Indien dit Data Privacy Framework niet van toepassing is, worden de standaard bepalingen van de Europese Commissie gehanteerd.
Cookies
RAI maakt gebruik van cookies om te zorgen dat onze websites werken, om te analyseren hoe onze websites worden gebruikt en om uw ervaring op onze websites te verbeteren. Ook gebruiken wij cookies voor advertentie- en marketingdoeleinden en voor het gebruik van social media. Wij kunnen hiervoor persoonsgegevens, zoals uw IP-adres en gegevens over het apparaat waarmee u onze websites bezoekt, verzamelen. Zie voor meer informatie onze cookieverklaring.
Profilering
RAI kan uw persoonsgegevens die zijn verzameld via onze (registratie)websites en via andere bronnen met elkaar combineren, om u de beste (online) ervaring en dienstverlening te bieden. Denk daarbij aan het aanbieden van gepersonaliseerde content op basis van de door u bij registratie opgegeven (bedrijfs-)interesses. U mag bezwaar maken tegen deze vorm van profilering, neem in dat geval contact met ons op. We zullen deze wijze van gegevensverwerking dan heroverwegen en zo nodig staken.
Bewaartermijnen
RAI bewaart uw persoonsgegevens zolang dat noodzakelijk is voor de hiervoor bepaalde doeleinden. Bepaalde persoonsgegevens moeten wij langer bewaren, omdat RAI zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.
Beveiliging
RAI erkent het belang van het beschermen van de privacy en veiligheid van persoonsgegevens van onze klanten, medewerkers en andere betrokkenen. RAI neemt daarom alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonlijke informatie die we verzamelen, opslaan en verwerken, veilig wordt bewaard en beschermd tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
- Gebruik van beveiligde systemen en netwerken;
- Beperkte toegang: alleen voor geautoriseerd personeel krijgt toegang tot persoonsgegevens;
- Implementatie van passende technische, organisatorische en administratieve beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen;
- Regelmatige beoordeling en verbetering van onze informatiebeveiligingspraktijken om te voldoen aan veranderende wettelijke vereisten en best practices in de branche.
Uw rechten
Op grond van de privacyregelgeving heeft u een aantal rechten die hieronder staan beschreven.
- Inzage: u heeft recht om te vragen of RAI persoonsgegevens van u verwerkt en indien dit het geval is, op inzage in deze verwerking van persoonsgegevens van u;
- Rectificatie: u heeft het recht om RAI te vragen om uw gegevens te corrigeren of aan te vullen, indien deze onjuist of onvolledig zijn;
- Wissen: u kunt een verzoek doen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen (‘recht op vergetelheid’);
- Beperken: u kunt een verzoek doen om de verwerking van uw persoonsgegevens door RAI te laten beperken of geheel te staken, bijvoorbeeld als u meent dat RAI uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt of de verwerkte gegevens mogelijk onjuist zijn;
- Bezwaar: u kunt bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden;
- Dataportabiliteit: u kunt een verzoek doen tot overdracht van uw digitale persoonsgegevens als de persoonsgegevens zijn verstrekt op basis van uw toestemming of een overeenkomst met RAI.
U kunt uw rechten uitoefenen via privacy@rai.nl of via:
RAI Amsterdam B.V.
t.a.v. Data Protection Officer
Europaplein 24
1078 GZ Amsterdam
Wij kunnen u, voorafgaand aan het beoordelen van uw verzoek, om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij zullen u in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijvoorbeeld wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Onder bepaalde omstandigheden, zoals omschreven in de wetgeving inzake gegevensbescherming mogen wij uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Wanneer u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren.
Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door RAI, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Werving en Selectie
Als u solliciteert op een vacature via de website https://careers.rai.nl kunt u online een formulier invullen waarin de voor de afhandeling van uw sollicitatie benodigde gegevens worden gevraagd. Daarnaast kunt u uw CV en motivatie uploaden. RAI verwerkt de volgende privacygegevens voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst.
Voor de afhandeling van uw sollicitatie verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- NAW-gegevens
- Contactgegevens, waaronder telefoonnummers en emailadres
- Geslacht
- Geboortedatum
- Opleidingsniveau
- Beschikbaarheid
- Inhoud van uw CV
- Inhoud van uw motivatie
- Zoekcriteria en attenderingsfrequentie (voor berichtgeving vacatures)
- Bankrekeningnummer (voor onkostenvergoeding)
De sollicitatiegegevens worden door RAI voor de volgende doelen verwerkt:
- Werving en selectie
- Beoordeling van de geschiktheid voor een functie bij RAI
- Afhandeling van gemaakte onkosten
- Interne toegangscontrole en bedrijfsbeveiliging
- Verbetering sollicitatieprocedure
- Behandelen van vragen, opmerkingen en klachten
- Maken van analyses en rapportages over vragen, opmerkingen en klachten
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechterlijke bevelen
RAI maakt voor haar sollicitatieprocedure gebruik van diensten van andere partijen, zoals de leverancier van het wervings- en selectiesysteem en het systeem voor de betaling van de onkostenvergoeding. Het kan verder voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn.
Bewaartermijn en talentpool
De persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie verstrekt aan RAI worden bewaard tot 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Als u hiervoor toestemming hebt gegeven, worden de gegevens bewaard tot 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. U krijgt dan een mail van ons om uw gegevens te updaten indien u bij ons in het bestand wilt blijven. Wij kunnen uw CV vergelijken met functies uit onze talentpool om te beoordelen of u later nog iets voor ons zou kunnen betekenen. Indien u zich heeft aangemeld voor de berichtgeving omtrent vacatures bewaren we die gegevens (emailadres en voorkeuren) tot het moment van afmelding. Heeft u de baan gekregen en komt u in dienst bij RAI, dan worden uw gegevens onderdeel van uw personeelsdossier.
Uitwisseling van persoonsgegevens met derden
Voor het verlenen van haar diensten, zal RAI uw persoonsgegevens in sommige gevallen uitwisselen met andere partijen.
Denk aan:
- de partijen die met RAI gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de organisatie en uitvoering van de evenementen van of in RAI, zoals nationale en internationale (mede-)organisatoren. Wij verwijzen u in dat geval naar de privacyverklaring van beide partijen.
- de partijen die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van de evenementen van of in RAI, zoals exposanten, IT-leveranciers en leveranciers van overige diensten die worden aangeboden aan organisatoren, bezoekers en exposanten. Het kan ook zijn dat wij uw persoonsgegevens verstrekken aan derden die u kunnen benaderen voor diensten die een aanvulling zijn op de diensten van RAI.
- relevante bedrijven binnen de bedrijvenstructuur van RAI of handelsagenten ten behoeve van onze nationale en internationale evenementen. De doorgifte van deze persoonsgegevens gebeurt enkel voor die doeleinden als waarvoor RAI uw persoonsgegevens zelf verwerkt.
- derde partijen ten behoeve van hun eigen doeleinden, bijvoorbeeld exposanten. RAI informeert u daarover en deelt uw persoonsgegevens alleen als u daar toestemming voor heeft gegeven. De uiteindelijke verwerking van uw persoonsgegevens door de ontvanger, zoals de betreffende exposant, valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de ontvanger. U kunt bij deze ontvangers van uw persoonsgegevens terecht voor nadere informatie over hoe zij omgaan met uw persoonsgegevens.
- alle andere derde partijen waar nodig om ons in staat te stellen onze wettelijke rechten af te dwingen, of om de rechten, eigendommen of veiligheid van onze medewerkers te beschermen of als we dat wettelijk verplicht zijn.
Wijzigingen privacyverklaring
RAI kan deze privacyverklaring aanpassen. We raden u aan deze verklaring regelmatig te lezen.
Deel 2 - Specifieke informatie per dienst van RAI
Indien u deelneemt aan een evenement, een evenement bezoekt, het RAI Convention Centre bezoekt, dan wel diensten of goederen aan RAI levert of van RAI afneemt, komt u in aanraking met diensten van RAI. Tijdens de uitvoering van deze diensten worden in veel gevallen persoonsgegevens verwerkt.
We onderscheiden:
- Algemene diensten die van toepassing kunnen zijn op alle evenementen die RAI faciliteert, ongeacht of zij of een andere partij de organisator is;
- Aanvullende diensten gekoppeld aan uw aanwezigheid in en rondom het RAI Convention Centre;
- Aanvullende diensten die kunnen worden afgenomen tijdens evenementen die RAI zelf (soms in samenwerking met medeorganisatoren) organiseert; en
- Diensten die betrekking hebben op omwonenden/parkeer-abonnementhouders.
Inleiding
RAI Markets B.V. en haar dochtermaatschappijen (RAI Mobility B.V., RAI Water Technology B.V., RAI Marine Technology B.V., RAI Horticulture B.V. en RAI Cleaning Technology B.V.) organiseren verschillende evenementen. In sommige gevallen organiseert RAI samen met (een) externe partner(s) evenementen. In dit geval kunnen deze partners optreden als gezamenlijk verantwoordelijke met RAI.
Ieder evenement in het RAI Convention Centre (“RAI CC”), wordt (facilitair) ondersteund door RAI Amsterdam B.V. Als Rai Markets B.V. of een haar dochterondernemingen een evenement organiseert buiten het RAI CC, worden zij ook (facilitair) ondersteund door RAI Amsterdam B.V.
Als daarbij persoonsgegevens worden verwerkt treedt RAI Amsterdam B.V. op als verwerker.
Bij het organiseren en faciliteren van evenementen worden verschillende diensten aangeboden aan zowel de betrokken standhouders als de bezoekers. Indien de dienst op u van toepassing is of op u betrekking heeft, kunt u hieronder lezen hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.
We onderscheiden hieronder (a.) diensten die op u van toepassing kunnen zijn als exposant of bezoeker van een evenement dat plaatsvindt in het RAI CC (b.) diensten die aanvullend van toepassing kunnen zijn op uw aanwezigheid in en rond het RAI CC en (c.) diensten die aanvullend van toepassing kunnen zijn als RAI het evenement zelf organiseert.
Deel 2a - Algemene dienstverlening ter ondersteuning van alle evenementen
Ter ondersteuning van alle evenementen, of deze worden georganiseerd door RAI of door een derde partij kunnen bij het uitvoeren van de volgende diensten persoonsgegevens door RAI worden verwerkt.
Klantenservice, meldingen en klachten
Wanneer u ons een vraag stelt, een verzoek indient, melding maakt van een (technisch) probleem of een klacht indient, dan vragen wij u om uw naam en eventueel uw telefoonnummer door te geven. Verder verwerken wij de informatie over de behandeling van uw vraag of opmerking, berichten en andere inhoud die u naar ons toestuurt in verband met de melding of klacht. We verwerken uw persoonsgegevens om uw vraag of opmerking af te handelen. RAI baseert zich daarbij op de wettelijke basis dat de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract of quasi-contract. Als u contact opneemt met onze emergency, safety & security telefoonnummers, dan is het mogelijk dat wij dit gesprek opnemen. RAI baseert zich daarbij op de wettelijke basis dat zij een gerechtvaardigd belang heeft.
Juridische doeleinden
In sommige gevallen moeten we uw gegevens gebruiken om juridische geschillen af te handelen en op te lossen, voor reglementair onderzoek en compliance, of om te voldoen aan de wettige verzoeken van de wetshandhavingsinstanties. RAI baseert zich hierbij op de naleving van wettelijke plichten, dan wel gerechtvaardigd belang.
PR en relatiebeheer
Van journalisten en zakelijke relaties verwerken wij de bedrijfsgegevens (zoals bedrijfsnaam en contactgegevens) en persoonsgegevens van contactpersonen binnen het bedrijf (zoals naam, contactgegevens, functie en geslacht). Wij ontvangen deze gegevens via persoonlijk contact of via onze persregistratie. We verwerken deze persoonsgegevens voor pr-doeleinden, waaronder het versturen van persberichten, relatiebeheer (bijvoorbeeld om u uit te nodigen voor een evenement) en voor communicatiedoeleinden. RAI baseert zich bij de verwerking van deze persoonsgegevens op gerechtvaardigd belang en op de uitzondering van artikel 11.7 lid 2 Telecommunicatiewet.
Analyse en rapportage
We gebruiken ook persoonsgegevens voor analytische doeleinden. Dit maakt deel uit van ons streven om onze diensten en de gebruikerservaringen te verbeteren. We streven ernaar om alleen gepseudonimiseerde gegevens te gebruiken voor deze analytische doeleinden. RAI baseert zich op de wettelijke basis dat zij een gerechtvaardigd heeft om klanten te helpen en de kwaliteit van onze bedrijfsvoering, dienstverlening en aanbiedingen te verbeteren onder meer door analyses uit te voeren.
Websites en Online Communicatie
Als u op een van de websites van RAI een webformulier invult, of contact opneemt via het online contactformulier, dan laat u persoonsgegevens achter. Daarnaast kunnen wij uw gegevens over het gebruik van onze websites verzamelen, zoals welke pagina’s door u worden bekeken. RAI verwerkt deze gegevens om u gebruik te kunnen laten maken van de aangeboden diensten, de website(s) beter te laten functioneren, en uw beleving van de website te optimaliseren. Dit kunnen de volgende persoonsgegevens betreffen:
- NAW-gegevens
- Contactgegevens, zoals emailadres en telefoonnummer
- Geslacht
- IP-adres
- MAC adres device, IMAP, IMEI en overige device identificatoren
- Inhoud van online communicatie met RAI
- Routeplanner
- Inhoud van klachten
- Informatie over gevonden voorwerpen
- Social media profielen
- Chatgeschiedenis
- Schermafbeeldingen
- Gedragsgegevens op online kanalen (te herkennen via meerdere ID’s op Social Media, emailingen, Google Analytics)
- Bestel- en betaalgegevens
Daarnaast biedt RAI gepersonaliseerde advertenties en content aan via haar website(s) en online communicatie. In de cookieverklaring kunt u hiervoor toestemming verlenen. Indien u over gaat tot het aanschaffen van het aangeboden product of de aangeboden dienst dan verwerkt de aanbieder uw persoonsgegevens. Wij verwijzen u naar de toepasselijke privacyverklaring van de aanbieder. In de cookieverklaring kunt u toestemming aan RAI verlenen om tracking cookies te plaatsen voor dit doel. De partners van RAI zijn daar uiteengezet. Indien u geen toestemming geeft, worden deze cookies niet geplaatst. Indien u toestemming heeft verleend kunt u deze toestemming weer intrekken door contact met ons op te nemen.
Voor de online communicatie maakt RAI gebruik van de diensten van andere partijen, zoals de websitehoster, aanbieders van cookies en aanbieders van social mediakanalen.
RAI Hotel Services
RAI werkt samen met hotels om u de ideale accommodatie te kunnen bieden wanneer u een evenement bezoekt. Als u gebruik maakt van RAI Hotel Services verwerken wij uw persoonsgegevens om uw verblijf in het hotel te faciliteren.
RAI verwerkt uw gegevens als u ons – al dan niet via ons boekingssysteem – inschakelt voor het uitvoeren van hotelboekingen. Het gaat hier om NAW-gegevens, contactgegevens zoals telefoonnummer en emailadres, creditcardgegevens en reserveringsgegevens. RAI verwerkt deze gegevens voor het uitvoeren van de onderliggende overeenkomst, voor communicatie ten behoeve van deze overeenkomst (met betrekking tot de reservering) en voor het verbeteren van onze dienstverlening. RAI baseert zich bij deze verwerkingen op de grondslag dat deze verwerkingen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst dan wel op haar gerechtvaardigd belang om de service te kunnen verlenen en verbeteren.
Voor haar Hotel Services maakt RAI gebruik van de diensten van andere partijen, zoals de leverancier van het boekingssysteem. Ook worden persoonsgegevens verstrekt aan tussenpersonen en hotels waar de overnachtingen plaatsvinden. Ten slotte delen wij uw gegevens het de organisator van het evenement, indien u daar toestemming voor heeft gegeven. Deze toestemming kunt u intrekken door contact met ons op te nemen.
Let op, er is geen wettelijke grondslag voor het verwerken van uw Burger Service Nummer (BSN). Wij verzoeken u uitdrukkelijk geen kopie van uw paspoort te verstrekken waarop het BSN zichtbaar is.
Deel 2b - Diensten in en om het RAI CC
Bij een bezoek aan het RAI CC zijnde volgende aanvullende diensten van toepassing:
Cameratoezicht
In en rond het RAI CC zijn beveiligingscamera’s aanwezig die naast beeld ook datum, tijdstip en plaats opslaan. RAI verwerkt deze persoonsgegevens voor de beveiliging van haar gebouwen, terreinen en goederen, voor de bescherming van de veiligheid van personen en voor het vastleggen en afhandelen van incidenten. RAI baseert zich bij de verwerking van deze persoonsgegevens op de wettelijke basis dat zij een gerechtvaardigd belang heeft.
Foto en video
Tijdens evenementen kunnen foto’s of video’s worden gemaakt met daarop aanwezigen zoals bezoekers, sprekers, sponsors of exposanten. Deze foto’s en video’s kunnen worden gebruikt voor promotionele of commerciële doeleinden. RAI zal daarvoor toestemming vragen indien nodig. U heeft het recht om de toestemming die u hebt gegeven op elk moment in te trekken. Voor zover geen toestemming nodig is, baseert RAI zich op haar gerechtvaardigde belang.
Parkeren
Bij het parkeren van uw auto in een van de parkeergarages van RAI, verwerken wij uw kenteken, het tijdstip van in- en uitrijden, de wijze van betaling (contant of met pas) en de locatie van uw auto (parkeersectie). Tot slot verwerken wij uw kenteken, emailadres, (bedrijfs-)naam en telefoonnummer als u online een parkeerkaart koopt.
We verwerken deze persoonsgegevens in de eerste plaats om uitvoering te geven aan de parkeerovereenkomst. Door middel van kentekenherkenning kunnen wij vaststellen of u een abonnement heeft, zodat we u toegangsbevoegdheden kunnen toekennen waarmee we dan het parkeertarief de betaling vaststellen . Daarnaast verwerkt RAI deze persoonsgegevens om u te kunnen contacteren over calamiteiten, foutparkeren (inclusief het opleggen van een boete) en sluiting van de garage, om de tijdslimiet van de parkeervoorziening te waarborgen en ter verbetering van de logistieke planning en het parkeerproces binnen RAI. RAI baseert zich bij de verwerking van deze persoonsgegevens op het feit dat deze verwerkingen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de parkeerovereenkomst, dan wel dat RAI een gerechtvaardigd belang heeft voor het uitvoeren van de dienst, ter preventie van fraude en voor het verbeteren van haar dienstverlening.
Parkeert u op basis van een parkeerabonnement , dan verwerken wij tevens uw (bedrijfs-)naam, de naam van een contactpersoon, telefoonnummer (indien van toepassing), de financiële gegevens die noodzakelijk zijn voor de betaling en de abonnementsvorm. Voor abonneehouders worden de persoonsgegevens tevens verwerkt voor informatieverstrekking over uw abonnement, facturatie- en betalingsdoeleinden en ter afhandeling van betalingsgeschillen.
Routeplanner
We verzamelen uw adresgegevens als u gebruikt maakt van de routeplanner op onze website . We verwerken deze persoonsgegevens in de eerste plaats om uitvoering te geven aan uw verzoek. RAI baseert zich er daarbij op dat de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract of ter voorbereiding van een contract. Daarnaast verwerken we deze persoonsgegevens voor het analyseren van de vervoersstromen. RAI baseert zich daarbij op het gerechtvaardigd belang om haar dienstverlening te verbeteren.
Toegangs- en incidentenregistratie
Wij verzamelen uw persoonsgegevens als u toegang nodig heeft tot het RAI CC om de werkzaamheden uit te voeren waartoe u opdracht heeft gekregen van de RAI of van een derde ten behoeve van RAI. Wij registreren dan uw naam, bedrijfsnaam, bezoekdatum, locatie bezoek en uw emailadres. Ook kunnen wij uw identiteitsbewijs bij de ingang controleren. Indien u van buiten de EER komt, en werkzaamheden komt uitvoeren bij RAI, verwerken wij daarnaast een kopie van uw identiteitsbewijs en controleren wij of u bij RAI mag werken. Als u preferred supplier bent registreren wij tevens uw afdeling, datum aanvraag, einddatum, toegangsprofiel, vergunningen, certificaten, telefoonnummer, pasfoto, documentnummer, type document. We verwerken de persoonsgegevens voor het verlenen van en communicatie over toegang tot gebouwen of informatiesystemen, dan wel onderdelen daarvan. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens voor de beveiliging van gebouwen, terreinen en goederen, voor de bescherming van de veiligheid van personen en voor het vastleggen en afhandelen van incidenten. RAI baseert zich bij de verwerking van deze persoonsgegevens op de wettelijke basis dat de verwerkingen noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de (quasi)overeenkomst dan wel een wettelijke plicht, dan wel omdat zij een gerechtvaardigd belang heeft.
Leveranties en CO2 metingen
Indien u goederen komt afleveren bij RAI wordt uw kenteken genoteerd. RAI verzamelt deze gegevens voor het afwikkelen van geschillen, voor de veiligheid rondom het RAI CC en voor CO2-impact analyse. Voor dit doeleinde wordt u ook gevraagd uit welk postcodegebied u bent vertrokken. Op die manier kan RAI opgave doen van de CO2-impact van uw leverantie. Deze impact analyse kan op verzoek worden gedeeld met organisatoren van evenementen.
Deel 2c - Evenementen georganiseerd door RAI
De eigen evenementen van RAI betreffen onder meer de GreenTech, METSTRADE, Negenmaandenbeurs, Horecava, en Huishoudbeurs. We onderscheiden in dit kader de volgende aanvullende diensten:
Online registratie/tickets
RAI verzamelt uw persoonsgegevens als u zich online als bezoeker of exposant voor een evenement registreert en/of een ticket koopt. Wij verzamelen uw naam, adres, telefoonnummer, leeftijdscategorie, en emailadres om uw registratie te bevestigen en/of uw ticket te kunnen toesturen. Ook vragen wij u of u beslissingsbevoegd bent. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Vervolgens vragen wij u om een aantal vragen te beantwoorden over uw organisatie. Dit betreffen geen persoonsgegevens. Als u vrijwillig aanvullende persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld over uw persoonlijke interesses, dan verwerken wij deze persoonsgegevens op basis van uw toestemming om u gerichter informatie te kunnen verzenden. Dit betekent dat u door deze gegevens in te voeren zelf beslist welke gegevens RAI over u en uw organisatie ontvangt. Als u niet langer wilt dat RAI deze aanvullende gegevens verwerkt, kunt u dit doorgeven door contact op te nemen.
Online evenementen en netwerkplatforms (inclusief digitale apps)
Als onderdeel van uw registratie voor volledig virtuele (online) evenementen en netwerkplatforms, worden sommige van uw registratiegegevens doorgegeven aan onze netwerkapplicatieprovider om een account binnen het platform aan te maken. Uw account bevat uw naam en de bedrijfsnaam die u heeft verstrekt bij uw registratie. Door in te loggen op het platform kunt u uw persoonlijke profiel vrijwillig aanvullen of gegevens verwijderen. Uw online profiel is zichtbaar voor alle partijen die toegang hebben tot het online platform. U kunt zelf bepalen welke aanvullende gegevens u invult en daarmee zichtbaar onderdeel maakt van uw profiel. Als u niet langer wilt dat (delen van) uw profiel zichtbaar is/zijn dan kunt u (delen van) uw account verwijderen door contact met ons op te nemen.
Bij het deelnemen aan een online evenement of content- en netwerkplatform kunt u deelnemen aan activiteiten zoals: het bezoeken van zones of kamers zoals een online evenementenruimte, exposant of sponsorstand; downloaden van inhoud; live seminars/webinars bijwonen/bekijken. Als gevolg van dergelijke activiteiten kan het platform, RAI (en de evenementpartner en mede verwerkingsverantwoordelijke, indien van toepassing), uw persoonlijke informatie en gegevens over uw bewegingen en interacties tijdens de virtuele evenementruimte verzamelen en delen met de relevante sponsor of exposant om hen in staat stellen met u in contact te komen, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
RAI baseert zich bij het verwerken van uw naam ten behoeve van het online account op de noodzaak om deze gegevens te verwerken om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst. Om u deze dienst te kunnen verlenen, worden uw gegevens ook aan de betreffende platformaanbieder verstrekt. Uw gegevens worden beschermd door de platformaanbieder en niet door deze gecommercialiseerd, tenzij u daar toestemming voor hebt gegeven. U heeft aanvullende mogelijkheden om uw gegevens te bewerken of te verwijderen via de tools die beschikbaar zijn in de mobiele applicatie of op het web platform.
RAI baseert zich bij het verwerken van de overige gegevens die u vrijwillig toevoegt aan uw profiel op toestemming. Dit betekent dat u ervoor kunt kiezen om uw gegevens te delen met exposanten die een online sessie (zoals een webinar) organiseren, met het verzoek u eenmalig te benaderen met informatie over haar producten of diensten. Wij wijzen u erop dat de desbetreffende exposant gevestigd kan zijn in een land buiten de Europa (officieel de Europese Economische Ruimte (EER)) dat mogelijk niet hetzelfde gegevensbeschermingsniveau als de Europa kent. Voor meer informatie over de verwerking van uw gegevens door de desbetreffende exposant raden wij u aan het privacy statement van de desbetreffende exposant te raadplegen.
Marketing en sales
RAI gebruikt de gegevens die u aan ons hebt verstrekt, bijvoorbeeld op het moment dat u zich bij ons registreerde of een online bestelling plaatste voor marketingdoeleinden. We houden u, als klant van RAI, door middel van nieuwsbrieven graag op de hoogte van actuele soortgelijke evenementen, producten, of diensten. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om leads te genereren, voor het uitvoeren van acquisitietrajecten, cross selling en up selling en voor het monitoren, verzamelen en opvolgen van leads . Voor het versturen van dergelijke marketing mailings en overige marketing en sales communicatie voor vergelijkbare producten en diensten aan bestaande relaties, zoals organisatoren, exposanten en bezoekers, baseert RAI zich op de wettelijke basis dat zij een gerechtvaardigd belang heeft om bestaande klanten na een aankoop te informeren over soortgelijke, eigen producten of diensten. RAI verwerkt ten slotte openbaar gedeelde email adressen, zoals via LinkedIn, voor het verzenden van eenmalige contact-emails.
Voor het versturen van nieuws, buurtnieuws, marketing mailings aan potentiële klanten baseert RAI zich op toestemming (zie Elektronische nieuwsbrieven ). U kunt zich altijd uitschrijven via de knop ‘afmelden’.
Elektronische nieuwsbrieven
RAI verstuurt verschillende elektronische nieuwsbrieven. Als u heeft aangegeven een nieuwsbrief te willen ontvangen registreren we het emailadres dat u hiervoor heeft verstrekt bij uw verzoek. RAI baseert zich daarbij op toestemming. RAI kan vervolgens meten in hoeverre u de nieuwsbrief opent. U kunt zich uitschrijven via de knop ‘afmelden’ in iedere nieuwsbrief. Het is mogelijk dat u verschillende nieuwsbrieven ontvangt. Wij schrijven u uit voor de nieuwsbrief waarvoor u zich afmeldt. Het is dus mogelijk dat u nog wel andere nieuwsbrieven ontvangt totdat u zich ook daarvoor afmeldt. RAI verstuurt ook nieuwsbrieven aan bestaande klanten over soortgelijke diensten. Ook deze nieuwsbrieven bevatten een opt-out mogelijkheid indien u de brief of brieven niet langer wenst te ontvangen. RAI verwijdert dan uw email uit de lijst van geadresseerden.
Courtesy cards
RAI kan zogenoemde ‘courtesy cards’ uitgeven. Deze kaarten geven op persoonlijke titel, korting, gratis toegang, gratis parkeren of een andere dienst cadeau. Voor het persoonlijk uitgeven van deze ‘courtesy cards’ verwerkt RAI uw naam en achternaam. Bij het inwisselen van de ‘courtesy card’ voor de betreffende ontvangen dienst kunnen verdere persoonsgegevens worden verwerkt. Zie daarvoor in dit hoofdstuk de verwerkingen voor die specifieke dienst.
Badgescanning
Bij uw bezoek aan een evenement kunt u een badge ontvangen. Deze badge bevat de door u bij uw registratie verstrekte (persoons)gegevens. Met uw badge verkrijgt u toegang tot het evenement. Daarnaast kan uw badge fungeren als elektronisch visitekaartje. Dit betekent dat u er voor kunt kiezen, maar geenszins verplicht bent, om uw badge door een exposant te laten scannen, waarna deze exposant u kan benaderen met informatie over zijn producten of diensten. Het gaat hierbij om uw geslacht, naam en adresgegevens, geboortedatum (indien uitgevraagd en verstrekt, bijv. voor evenementen, producten of diensten die aan een leeftijdsgrens zijn gebonden of bedoeld zijn voor specifieke leeftijdsgroepen), functietype, interesses, aantal medewerkers, beslissingsbevoegdheid, (mobiel) telefoonnummer (indien uitgevraagd en verstrekt), opt-in informatie, emailadres, en alle overige data die u heeft verstrekt in het registratieproces . Dit is afhankelijk van de (persoons)gegevens die u bij het aanschaffen van een ticket heeft verleend aan RAI voor dit doeleinde.
Indien u ervoor kiest om uw badge te laten scannen, verleent u RAI toestemming om uw gegevens met de desbetreffende exposant te delen en geeft u de desbetreffende exposant toestemming om u te benaderen. U kunt uw toestemming aan RAI te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen. U kunt uw toestemming aan de exposant intrekken door de exposant een email te sturen of andere door de exposant aangeboden afmeldmogelijkheden te gebruiken. Wij wijzen u erop dat de desbetreffende exposant gevestigd kan zijn in een land buiten Europa (officieel de EER) dat mogelijk niet hetzelfde gegevensbeschermingsniveau als de EER kent. Voor meer informatie over de verwerking van uw gegevens door de desbetreffende exposant raden wij u aan het privacy statement van de desbetreffende exposant te raadplegen.
Referenties
Wij kunnen uw gegevens verwerken als u een referentie/testimonial wilt geven of ontvangt. De persoonsgegevens die wij dan verwerken van u betreffen de naam van een contactpersoon, de functie van deze contactpersoon, de quote en eventueel een foto. RAI baseert zich bij de verwerking van deze gegevens op uw toestemming. U kunt uw toestemming altijd intrekken, door contact met ons op te nemen.
Matchmaking Platform
RAI biedt de mogelijkheid om middels het Matchmaking Platform een account aan te maken. Dit account wordt aangemaakt op basis van de door u verstrekte gegevens bij het aankopen van het ticket en kunt u zelf aanvullen met de andere (persoons)gegevens. Dit profiel maakt het mogelijk om te worden gematcht aan exposanten, sprekers, bijeenkomsten, en andere gebeurtenissen tijdens het evenement die overeenstemmen met de door u opgegeven interesses. Op die manier kunt u uw beleving van het evenement vergroten. Voor het kopiëren van uw persoonsgegevens naar uw profiel op dit platform baseert RAI zich op gerechtvaardigd belang. Indien u geen account wenst aan te maken voor dit doel, kunt u het vinkje verwijderen en worden uw gegevens niet gedeeld. Voor alle (persoons)gegevens die u vrijwillig aan uw profiel toevoegt, baseert RAI zich op toestemming. U kunt uw toestemming ‘intrekken’ door de persoonsgegevens van uw profiel te verwijderen of aan te passen. U kunt daarnaast op ieder moment uw account verwijderen.
Acties, Awards en prijsvragen
Als RAI winacties organiseert of faciliteert dan kan RAI gegevens van u verzamelen, zoals uw naam, contactgegevens, leeftijd (indien vereist in verband met de winactie), door u gegenereerde content (indien dit onderdeel is van de winactie) en/of andere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt om aan de winactie te kunnen deelnemen. De regels en informatie voor de betreffende winactie zullen duidelijk worden vermeld. De verzamelde informatie wordt gebruikt om de winnaars te selecteren, te informeren, te identificeren en de prijs te overhandigen. RAI baseert zich hierbij op uitvoering van de (deelnemings-)overeenkomst met u.
Affiliate marketing
Als u via de cookieverklaring toestemming verleent, kunnen gepersonaliseerde advertenties worden geplaatst. Indien u op een advertentie klikt, om meer informatie te verkrijgen over het getoonde product of de vertoonde dienst, dan worden uw persoonsgegevens verwerkt, zoals uw IP-adres, en uw klik-gedrag. Indien u over gaat tot het aanschaffen van het aangeboden product of de aangeboden dienst dan verwerkt de aanbieder uw persoonsgegevens. RAI biedt middels affiliate marketingpartners de mogelijkheid om hun producten en diensten aan te bieden. RAI verdient hier een commissie mee. Wij verwijzen u naar de toepasselijke privacyverklaring van de aanbieder.
(Markt)onderzoek en enquêtes
Soms vragen wij u om deel te nemen aan een evaluatie, enquête of klanttevredenheidsonderzoek. Meedoen is vrijwillig. Wij verwerken in dat geval uw naam, contactgegevens en uw antwoorden op de enquête of onderzoeksvragen. RAI baseert zich daarbij op zijn legitieme bedrijfsbelangen om klanten te helpen en de kwaliteit van onze bedrijfsvoering, dienstverlening en aanbiedingen te verbeteren onder meer door onderzoeken uit te voeren. Ook kunnen wij uw antwoorden gebruiken om u te benaderen voor marketing of sales (zie Marketing en Sales).
Deze privacyverklaring is laatstelijk gewijzigd op 30 juli 2024.
CS-30072024